כיצד לדחוס ולהקטין את גודל תיבת הדואר ב-Microsoft Outlook

אם תיבת הדואר שלך מתמלאת, ייתכן שתצטרך לדחוס או להקטין את גודלה. הנה כמה טיפים כיצד לעשות זאת ב-Microsoft Outlook. ראשית, פתח את Outlook ועבור ללשונית קובץ. לאחר מכן, בחר אפשרויות ולחץ על דואר. תחת הכותרת שלח/קבל, לחץ על הכפתור שאומר 'רוקן אשפה'. פעולה זו תמחק את כל הפריטים שנמצאים בתיקיית האשפה שלך ותפנה מקום. לאחר מכן, עבור ללשונית תיקיות ולחץ על הגדרות תצוגה. תחת תיבת הדו-שיח View Settings, לחץ על הלחצן Empty Folders. פעולה זו תמחק את התיקיות הריקות בתיבת הדואר שלך. לבסוף, עבור ללשונית קובץ ולחץ על כלי ניקוי. תחת תיבת הדו-שיח כלי ניקוי, לחץ על הלחצן ניקוי תיבת דואר. זה יאפשר לך למחוק פריטים ישנים או שאינם בשימוש בתיבת הדואר שלך. על ידי ביצוע שלבים אלה, אתה אמור להיות מסוגל להקטין את גודל תיבת הדואר שלך ולמנוע ממנה להתמלא.

נכשל בהשמעת טון הבדיקה

Microsoft Outlook , לקוח עבור Outlook, או שירות דוא'ל חי, שמור דוא'ל וקבצים מצורפים במצב לא מקוון. ככל שאתה מקבל ושולח מיילים, גודל מסד הנתונים ממשיך לגדול. אמנם זה מבטיח שאתה יכול לגשת לאימייל שלך כשאתה לא מחובר לאינטרנט, אבל זה גם אומר שתיבת הדואר שלך ממשיכה לגדול. בפוסט זה נסביר כיצד ניתן לדחוס ולהקטין את גודל תיבת הדואר ב-Microsoft Outlook.

כווץ והקטן את גודל תיבת הדואר ב-Microsoft Outlook

החיסרון של תיבת דואר גדולה יותר הוא שהיא מאטה את העניינים. גילוי וחיפוש אחר משהו לוקח יותר זמן. בנוסף, ספקי שירותי דואר אלקטרוני כגון Office 365 מגבילים את גודל תיבת הדואר המרבי. המשמעות היא שאם לא תקטין את גודל תיבת הדואר ב-Microsoft Outlook, לא תוכל לשלוח או לקבל דואר אלקטרוני.

היכן מאוחסנים כל נתוני תיבת הדואר של Outlook

אם אתה משתמש בתכונת POP או IMAP, כל הקבצים, המיילים, התיקיות, אנשי הקשר וכו' מאוחסנים בקובץ נתונים של Outlook (.pst). אם אתה משתמש בחשבון Office 365, Exchange או Outlook.com, נתוני תיבת הדואר שלך זמינים בקובץ נתונים לא מקוון של Outlook (.ost). למרות שמחיקת הודעות דוא'ל וקבצים מצורפים יכולה לעזור אם תשמרו את כל המידע בקובץ PST, הוא לא נדחס מעצמו.

הפתק: דנו בשתי דרכים נוספות למחיקת קבצים מ-Outlook. אם תשתמש בהם ולאחר מכן תקטין ידנית את גודל קובץ תיבת הדואר, זה יעזור בעתיד.

היישום לא הצליח להתחיל כראוי (0x000007b)

דחוס וכיווץ קובץ נתונים של Outlook (.pst)

היתרון של קובץ PST הוא שכאשר הודעות דואר אלקטרוני נמחקות, הוא דוחס אוטומטית את מסד הנתונים ברקע. תהליך הדחיסה מתרחש כאשר אינך משתמש ב-Outlook. אתה יכול גם לדחוס אותו על ידי ביצוע הפעולות הבאות באופן ידני:

1. פתח את Outlook ומחק פריטים לא רצויים. לאחר המחיקה, הקבצים מגיעים לתיקיה 'פריטים שנמחקו'. לחץ לחיצה ימנית ונקה אותו.
2. לחץ על קובץ > הגדרות חשבון > הגדרות חשבון .
3. לעבור ל קבצי תאריכים לשונית. בחר את קובץ הנתונים שברצונך לדחוס. לאחר מכן לחץ על הגדרות .
4. לחץ על הכרטיסייה מתקדם> הגדרות קובץ הנתונים של Outlook.
5. בתיבת הדו-שיח אפשרויות קובץ נתונים של Outlook, לחץ על דחס עכשיו ולאחר מכן לחץ בסדר גמור .

בהתאם לגודל קובץ ה-PST, הדחיסה עשויה להימשך מספר דקות.

דחיסה וכיווץ לא מקוון של קובץ נתונים של Outlook (.ost)

חשבונות דואר אלקטרוני רבים משתמשים בקובץ נתונים לא מקוון של Outlook כדי לאחסן נתונים. קובץ נתונים OST או לא מקוון של Outlook דומה לקובץ נתונים PST או Outlook למעט חריג אחד. לא ניתן לייבא או לייצא לקובץ נתונים לא מקוון של Outlook (.ost).

1. נְקִישָׁה קוֹבֶץ > הגדרות חשבון, הגדרות חשבון .
2. עַל קבצי תאריכים , לחץ על קובץ הנתונים שברצונך לדחוס ולאחר מכן לחץ הגדרות .
3. לחץ על סמל מִתקַדֵם לשונית> אפשרויות קובץ נתונים של Outlook .
4. בתיבת הדו-שיח אפשרויות קובץ נתונים של Outlook, לחץ על דחס עכשיו ולאחר מכן לחץ בסדר גמור .

השתמש בכלי לניקוי דואר

Outlook מציע כלי מובנה לניקוי דואר, או שאתה יכול להשתמש בו כלי ניקוי קבצים מצורפים של Outlook לחיפוש הודעות ישנות וגדולות שניתן למחוק או להעביר לקובץ PST. זה יכול גם למחוק עותקים של מיילים שמתנגשים עם שרת הדואר. לפעמים אנחנו מוחקים קבצים מהשרת, אבל הם עדיין זמינים בלקוח, תופסים מקום.

הפעל את הכלי לניקוי תיבת הדואר

1. לחץ על קובץ > כלים > ניקוי תיבת דואר.
2. בחר הצג גודל תיבת דואר, מצא פריטים ישנים יותר, מצא פריטים גדולים יותר, הצג גודל פריט שנמחק, ריק תיקייה עבור פריטים שנמחקו, הצג גודל התנגשות או ריק קונפליקטים כדי להפעיל את המשימה הרצויה.

השתמש בכלי לניקוי שיחות

כיצד להדביק תמונה שקופה בצבע

Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 ואחרים כלי לניקוי שיחות . שיחות או התכתבות במייל הם אותו דבר. 'כלי הדיבור' הוא חכם. הוא יעריך את התוכן של כל הודעה, ואם חלק מהמייל זמין בכל אחת מהודעות התצוגה המקדימה, הוא ימחק אותו.

יש לך שלוש אפשרויות נוספות לדחוס ולהקטין את גודל תיבת הדואר ב-Microsoft Outlook

• נקה בודק את השיחה שנבחרה.
• ניקוי תיקיות מעיין בתיקייה שנבחרה.
• נקי תיקיות ותיקיות משנה בודק גם תיקיות משנה.

אלו הם העצות הטובות ביותר שיעזרו לך לדחוס ולהקטין את גודל תיבת הדואר ב-Microsoft Outlook. עם זאת, היזהר תמיד לא למחוק בטעות קבצים חשובים.

קרא עוד : איך לייעל ולהאיץ את Microsoft Outlook .