כיצד לשמור הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת עבודה?

כשכיר, לעזוב מקום עבודה זו החלטה גדולה. לוודא שכל המיילים החשובים שלך נשמרים ולוקחים איתך הוא שלב הכרחי וחשוב בתהליך. אם אתה משתמש ב-Outlook עבור הודעות הדוא'ל שלך, המשימה של שמירתן עשויה להיראות מאיימת. אבל עם ההדרכה הנכונה, קל ויעיל לשמור את הודעות הדוא'ל שלך ב-Outlook כאשר אתה עוזב את העבודה שלך. במאמר זה, אנו ניתן לך את ההוראות המפורטות לשמירת הודעות הדוא'ל שלך ב-Outlook כאשר אתה עוזב את עבודתך.

כיצד לשמור הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת עבודה?

• פתח את Outlook והיכנס באמצעות האישורים של חשבונך.
• עבור ללשונית קובץ ובחר אפשרויות.
• תחת הכרטיסייה מתקדם, בחר ייצוא.
• בחר ייצא לקובץ ולחץ על הבא.
• בחר קובץ נתונים של Outlook (.pst) ולחץ על הבא.
• בחר את התיקיות שברצונך לייצא ולחץ על הבא.
• בחר את המיקום לשמירת הקובץ ולחץ על סיום.

מהם השלבים לשמירת הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת העבודה?

בעת עזיבת עבודה, חשוב לשמור את כל המיילים שעשויים להיות חשובים לעיון עתידי. Microsoft Outlook הוא אחד מיישומי הדוא'ל הפופולריים ביותר ותהליך שמירת המיילים באאוטלוק הוא די פשוט. מאמר זה ידון בשלבים לשמירת הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת עבודה.

הצעד הראשון הוא יצירת תיקיה באאוטלוק עבור המיילים שיש לשמור. ניתן ליצור תיקיה זו בכל חלק של אאוטלוק, אך עדיף ליצור תיקיה נפרדת המסומנת בבירור במטרה לשמור מיילים. לאחר יצירת התיקיה, ניתן להעביר אליה מיילים על ידי גרירה ושחרורם לתיקיה.

השלב השני הוא גיבוי התיקיה. ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על הכרטיסייה קובץ ולאחר מכן בחירה בגיבוי. פעולה זו תיצור עותק של התיקיה וכל התוכן שלה שניתן לשמור בהתקן אחסון חיצוני או אחסון בענן.

השלב השלישי הוא לייצא את המיילים מהתיקייה. ניתן לעשות זאת על ידי בחירה בלשונית קובץ ולאחר מכן בחירה ביצוא. פעולה זו תפתח תיבת דו-שיח שתאפשר למשתמש לבחור באיזה סוג קובץ הוא רוצה לייצא את המיילים. סוג הקובץ הנפוץ ביותר הוא קובץ .pst, אך ניתן להשתמש גם בסוגי קבצים אחרים. לאחר בחירת סוג הקובץ, ניתן לייצא את המיילים.

כיצד לאחסן הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת עבודה?

לאחר גיבוי וייצוא המיילים, יש לאחסן אותם במקום בטוח. ניתן לעשות זאת על ידי יצירת תיקיה חדשה במחשב או על ידי שמירת המיילים המיוצאים בהתקן אחסון חיצוני או אחסון בענן. חשוב לזכור לשמור על בטיחות המיילים.

השלב הרביעי הוא מחיקת המיילים מחשבון Outlook. ניתן לעשות זאת על ידי בחירת המיילים ולאחר מכן לחיצה על כפתור מחק. פעולה זו תסיר לצמיתות את האימיילים מחשבון Outlook. חשוב לציין ששלב זה הוא בלתי הפיך, ולכן חשוב לוודא שכל המיילים שצריך לשמור עברו גיבוי וייצוא לפני ביצוע שלב זה.

השלב החמישי הוא להשבית את Outlook עבור החשבון. ניתן לעשות זאת על ידי מעבר ללשונית הגדרות חשבון ולאחר מכן בחירה באפשרות השבת חשבון. זה ימנע מאף אחד לגשת לחשבון ולכל האימיילים שבו. חשוב לציין שלא ניתן להפוך שלב זה, לכן חשוב לוודא שכל המיילים גובו וייצאו לפני ביצוע שלב זה.

כיצד למנוע גישה לא מורשית למיילים של Outlook בעת עזיבת העבודה?

לאחר גיבוי וייצוא המיילים, חשוב לנקוט בצעדים למניעת גישה לא מורשית. זה כולל הגדרת סיסמה לחשבון, כמו גם הגדרת אימות דו-גורמי. זה יבטיח שרק המשתמש יוכל לגשת למיילים.

השלב השישי הוא ליידע את המעסיק על כתובת המייל שתשמש את החשבון. זה יבטיח שאף אחד מלבד המשתמש לא ייגש למיילים, ויעזור להגן על פרטיות המשתמש.

השלב השביעי הוא מחיקת חשבון Outlook. ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על כפתור מחק בלשונית הגדרות חשבון. פעולה זו תמחק לצמיתות את החשבון ואת כל האימיילים שבו.

מהם היתרונות של שמירת הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת העבודה?

לשמירת מיילים של Outlook בעת עזיבת עבודה יש ​​מספר יתרונות. ראשית, זה מבטיח שלמשתמש יש תיעוד של כל אימייל חשוב שעשוי להידרש בעתיד. שנית, זה מונע גישה לא מורשית למיילים, מה שעוזר להגן על פרטיות המשתמש. לבסוף, זה מאפשר למשתמש לקבל תיעוד של עבודתו שניתן להתייחס אליה בעתיד.

מהם החסרונות של שמירת הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת עבודה?

החיסרון העיקרי של שמירת הודעות דוא'ל של Outlook בעת עזיבת עבודה הוא שזה יכול לקחת זמן רב. זה דורש מהמשתמש ליצור תיקיה עבור המיילים, לגבות את התיקיה ולייצא את המיילים. זה גם מחייב את המשתמש למחוק את המיילים מהחשבון ולהשבית את החשבון. כל השלבים הללו יכולים לקחת זמן ולכן חשוב לתכנן מראש ולוודא שכל השלבים הושלמו לפני עזיבת מקום עבודה.

6 השאלות הנפוצות ביותר

ש.1 כיצד אוכל לשמור הודעות דוא'ל של Outlook כאשר אני עוזב עבודה?

ת. כדי לשמור מיילים מ-Outlook בעת עזיבת עבודה, אתה יכול להשתמש בפונקציית הייצוא של Outlook. ניתן להשתמש בפונקציה זו כדי ליצור גיבוי של הודעות האימייל שלך ונתונים אחרים. כדי לייצא את הודעות הדואר האלקטרוני שלך, פתח את Outlook, לחץ על הכרטיסייה קובץ ולאחר מכן בחר פתח וייצוא > ייצוא לקובץ. לאחר מכן בחר את סוג הקובץ שברצונך ליצור, כגון קובץ ‎.pst. לבסוף, בחר את התיקיות שברצונך לייצא, כגון תיבת הדואר הנכנס שלך, ולאחר מכן לחץ על סיום. פעולה זו תיצור קובץ גיבוי המכיל את המיילים שלך ונתונים אחרים, שאותו תוכל לשמור או להעביר למעסיק החדש שלך.

ש.2 האם אוכל לשמור הודעות דוא'ל של Outlook לכונן USB?

ת. כן, אתה יכול לשמור הודעות דוא'ל של Outlook לכונן USB אם אתה משתמש בפונקציית הייצוא שהוזכרה לעיל. כאשר אתה בוחר את סוג הקובץ לייצוא, בחר באפשרות קובץ .pst. פעולה זו תיצור קובץ גיבוי שניתן לשמור בכונן USB. לאחר מכן ניתן להעביר אותו למעסיק החדש שלך או לשמור אותו לעיון עתידי.

זמן אינטרנט של חלונות 10 -

ש.3 האם אוכל לשמור הודעות דוא'ל של Outlook במחשב שלי?

ת. כן, אתה יכול לשמור הודעות דוא'ל של Outlook במחשב שלך באמצעות פונקציית הייצוא שהוזכרה לעיל. כאשר אתה בוחר את סוג הקובץ לייצוא, בחר באפשרות קובץ .pst. פעולה זו תיצור קובץ גיבוי שניתן לשמור במחשב שלך. לאחר מכן ניתן להעביר אותו למעסיק החדש שלך או לשמור אותו לעיון עתידי.

ש.4 מהו קובץ PST?

ת. קובץ PST הוא סוג של קובץ נתונים המשמש את Microsoft Outlook לאחסון מיילים, אנשי קשר ונתונים אחרים. PST ראשי תיבות של Personal Storage Table. זהו סוג הקובץ הנפוץ ביותר המשמש לגיבוי נתוני Outlook וניתן להשתמש בו כדי להעביר נתונים למעסיק חדש.

ש.5 האם יש דרך לשמור הודעות דוא'ל של Outlook מבלי להשתמש בפונקציית הייצוא?

ת. כן, אתה יכול לשמור הודעות דוא'ל של Outlook מבלי להשתמש בפונקציית הייצוא פשוט על ידי העתקת המיילים מתיבת הדואר הנכנס שלך או מתיקיות אחרות. לשם כך פתחו את Outlook, פתחו את התיקיה המכילה את המיילים שתרצו לשמור, בחרו את המיילים שתרצו לשמור, לחצו לחיצה ימנית על הבחירה ובחרו העתק. לאחר מכן פתח תיקיה חדשה, לחץ לחיצה ימנית ובחר הדבק. פעולה זו תעתיק את המיילים לתיקיה החדשה, אותה ניתן לשמור או להעביר למעסיק החדש שלך.

ש.6 האם יש דרך לשמור מיילים של Outlook ממחשבים שונים?

ת. כן, אתה יכול לשמור הודעות דוא'ל של Outlook ממחשבים שונים באמצעות פונקציית הייצוא שהוזכרה לעיל. כאשר אתה בוחר את סוג הקובץ לייצוא, בחר באפשרות קובץ .pst. פעולה זו תיצור קובץ גיבוי שניתן לשמור בכונן USB או בהתקן אחסון אחר. לאחר מכן ניתן להעביר אותו למעסיק החדש שלך או לשמור אותו לעיון עתידי.

עזיבה של עבודה יכולה להיות תהליך מרגש אך מרתיע. אמנם יש הרבה שלבים שצריך לנקוט, אבל אחד החשובים ביותר הוא לשמור את האימיילים שלך מ- Outlook. על ידי ביצוע השלבים המתוארים במאמר זה, תוכל לשמור בקלות את הודעות הדוא'ל שלך ב-Outlook בעת עזיבת עבודה. זה יבטיח שיש לך תיעוד של כל תקשורת וקבצים מצורפים שעשויים להיות חשובים לעיון עתידי. על ידי הקדשת מספר דקות לשמירת המיילים שלך, תוכל לחסוך לעצמך זמן ולחץ בעתיד.