כיצד ליצור קובץ אקסל משותף ב-Sharepoint?

יצירת קובץ Excel ב-SharePoint יכולה להיות דרך שימושית לוודא שלכל הצוות שלך יש גישה לאותו מסמך, לא משנה היכן הם נמצאים. מדריך זה יראה לכם כיצד ליצור קובץ אקסל משותף ב-SharePoint, כמו גם את היתרונות של שימוש במערכת זו. עם מדריך זה, תוכל לנצל את היתרונות של שיתוף קובץ Excel ב-SharePoint, וללמוד את השלבים הפשוטים כדי לגרום לזה לקרות.

יצירת קובץ אקסל משותף ב-Sharepoint: כדי ליצור קובץ Excel משותף ב-Sharepoint, בצע את השלבים הבאים:

• פתח את Sharepoint בדפדפן האינטרנט שלך.
• בחר את הספרייה שבה תרצה לאחסן את הקובץ.
• לחץ על כפתור העלה כדי להעלות את קובץ האקסל.
• לאחר העלאת הקובץ, לחץ עליו כדי לפתוח אותו.
• עבור ללשונית קובץ ובחר שתף.
• הזן את שמות האנשים שאיתם תרצה לשתף את הקובץ.
• בחר את רמת הגישה שאתה רוצה לתת להם.
• לחץ על שתף כדי לסיים.

ייבוא ​​אנשי קשר של Gmail אל

כיצד ליצור קובץ Excel משותף ב-SharePoint?

SharePoint הוא כלי שיתוף פעולה רב עוצמה מבוסס ענן המאפשר לארגונים לאחסן, לגשת ולשתף פעולה במסמכים, גיליונות אלקטרוניים ונכסים דיגיטליים אחרים. חברות רבות משתמשות ב-SharePoint כדי לארח את הנתונים והמסמכים שלהן בענן, וזהו כלי מצוין לשיתוף גיליונות אלקטרוניים של Excel עם עמיתים ושותפים חיצוניים.

יצירת קובץ Excel משותף ב-SharePoint היא קלה ופשוטה, והיא דורשת רק כמה שלבים פשוטים. במאמר זה נסביר בדיוק כיצד לעשות זאת.

שלב 1: העלה את קובץ ה-Excel ל-SharePoint

הצעד הראשון ליצירת קובץ Excel משותף ב-SharePoint הוא העלאת הקובץ לאתר SharePoint. כדי לעשות זאת, תצטרך להיכנס לחשבון SharePoint שלך ולנווט אל ספריית המסמכים שבה ברצונך לאחסן את הקובץ. ברגע שאתה בספריית המסמכים, לחץ על כפתור העלה ובחר את קובץ ה-Excel מהמחשב שלך.

לאחר העלאת הקובץ, תוכל לתת לו שם ולהוסיף כל מידע נוסף שתרצה לאחסן על הקובץ. כשתסיים, לחץ על שמור והקובץ יועלה לאתר SharePoint.

שלב 2: הגדר אבטחה והרשאות

לאחר העלאת הקובץ ל-SharePoint, השלב הבא הוא להגדיר את האבטחה וההרשאות עבור הקובץ. זה יקבע מי יוכל לגשת לקובץ ומה הם יכולים לעשות איתו. כדי להגדיר את האבטחה וההרשאות, לחץ על כפתור ההגדרות בספריית המסמכים ובחר הרשאות.

מכאן תוכל להגדיר את ההרשאות לקובץ. לדוגמה, אתה יכול להפוך את הקובץ לציבורי כך שכל מי שיש לו את הקישור יוכל לגשת אליו, או שאתה יכול להפוך אותו לפרטי ולהגביל את הגישה לאנשים ספציפיים. אתה יכול גם להגדיר רמות הרשאה ספציפיות, כגון קריאה או עריכה, עבור משתמשים או קבוצות שונות.

הגדר את חומת האש של חלונות

שלב 3: שתף את קובץ האקסל

לאחר הגדרת האבטחה וההרשאות, השלב הבא הוא שיתוף קובץ האקסל. לשם כך, לחץ על כפתור השיתוף בספריית המסמכים והזן את כתובות המייל של האנשים שאיתם אתה רוצה לשתף את הקובץ. אתה יכול גם להוסיף הודעה כדי להסביר מדוע אתה משתף את הקובץ.

כשתסיים, לחץ על שלח והקובץ ישותף עם האנשים שציינת. הם יקבלו אימייל עם קישור לקובץ, והם יוכלו לגשת אליו באמצעות חשבון SharePoint שלהם.

שלב 4: הגדר התראות קבצים

לאחר שיתוף קובץ ה-Excel, השלב הבא הוא להגדיר התראות על קבצים. זה יאפשר לך לקבל הודעה בכל פעם שמישהו מבצע שינויים בקובץ. כדי להגדיר התראות על קבצים, לחץ על כפתור ההגדרות בספריית המסמכים ובחר התראות.

מכאן תוכלו לבחור אילו סוגי התראות ברצונכם לקבל. לדוגמה, אתה יכול לקבל הודעה בכל פעם שהקובץ משתנה, כאשר מישהו מעיר על הקובץ, או כאשר מישהו יוצר גרסה חדשה. לאחר הגדרת ההתראות, תקבל התראה בכל פעם שמישהו יבצע שינויים בקובץ.

שלב 5: שיתוף פעולה בקובץ Excel

השלב האחרון הוא שיתוף פעולה על קובץ האקסל. SharePoint מקל על שיתוף הפעולה על קבצים בזמן אמת, ואתה יכול לעשות זאת עם קובץ ה-Excel שיצרת זה עתה. כדי להתחיל לשתף פעולה, לחץ על כפתור שיתוף פעולה בספריית המסמכים ובחר ערוך בדפדפן.

פעולה זו תפתח את קובץ האקסל בדפדפן, ואתה ושותפי הפעולה שלך תוכל לבצע שינויים בקובץ בזמן אמת. ניתן גם לשוחח זה עם זה בחלון הצ'אט, וכל השינויים יישמרו אוטומטית.

שלב 6: הורד את קובץ האקסל

כשתסיים לשתף פעולה בקובץ ה-Excel, תוכל להוריד אותו למחשב שלך. כדי לעשות זאת, לחץ על כפתור הורד בספריית המסמכים ובחר הורד כאקסל. פעולה זו תוריד את הקובץ למחשב שלך, ולאחר מכן תוכל להשתמש בו כרצונך.

שלב 7: נהל בקרת גרסה

SharePoint גם מקל על ניהול בקרת גרסאות עבור קובץ Excel. לשם כך, לחץ על כפתור ההגדרות בספריית המסמכים ובחר היסטוריית גרסאות. פעולה זו תפתח רשימה של כל גרסאות הקובץ, ותוכלו לצפות בשינויים שבוצעו בקובץ לאורך זמן.

אתה יכול גם לשחזר גרסה קודמת של הקובץ אם אתה צריך. לשם כך, בחר את הגרסה שברצונך לשחזר, לחץ על שחזור, והגרסה תשוחזר למצבה הקודם.

שלב 8: מחק את קובץ האקסל

כשתסיים לעבוד עם קובץ ה-Excel, תוכל למחוק אותו מ-SharePoint. כדי לעשות זאת, לחץ על כפתור ההגדרות בספריית המסמכים ובחר מחק. פעולה זו תמחק לצמיתות את הקובץ מאתר SharePoint, והוא לא יהיה זמין עוד לצפייה או הורדה.

חלונות 10 לשנות את גודל התמונה - -

שלב 9: נהל שטח אחסון

כשתסיים לנהל את קובץ ה-Excel, תוכל לנהל את שטח האחסון שלך כדי לוודא שיש לך מספיק מקום עבור כל הקבצים שלך. כדי לעשות זאת, לחץ על כפתור האחסון בספריית המסמכים ובחר נהל אחסון.

מכאן תוכלו לראות את כמות שטח האחסון בה השתמשתם ואת כמות שטח האחסון שנותר לכם. אתה יכול גם למחוק קבצים שאתה כבר לא צריך כדי לפנות שטח אחסון.

שלב 10: עקוב אחר פעילות הקבצים

לבסוף, אתה יכול לעקוב אחר פעילות הקבצים כדי לוודא שהגישה לקבצים שלך מתבצעת ונעשה בהם שימוש מתאים. לשם כך, לחץ על כפתור הפעילות בספריית המסמכים ובחר צג. זה יראה לך מי ניגש לקובץ ומתי, כמו גם כל שינוי שבוצע בקובץ.

אתה יכול גם להגדיר התראות שיקבלו הודעה בכל פעם שמישהו ניגש לקובץ או מבצע בו שינויים. זה יעזור לך לעקוב אחר מי ניגשים לקובץ ומה הם עושים איתו.

שאלות נפוצות קשורות

כיצד ליצור קובץ Excel Share ב- SharePoint?

תשובה:
יצירת קובץ Excel משותף ב-SharePoint היא דרך מצוינת לשתף פעולה עם אחרים בפרויקט או לאחסן נתונים חשובים. הצעד הראשון הוא יצירת אתר SharePoint. אתה יכול לעשות זאת על ידי כניסה לפורטל Office 365 ויצירת אתר SharePoint חדש. לאחר יצירת האתר, תוכל להוסיף את קובץ האקסל לאתר שלך על ידי העלאתו לספריית המסמכים. לאחר מכן תוכל לשתף את הקובץ הזה עם המשתמשים האחרים על ידי מתן הרשאות עריכה. זה יאפשר להם להציג, לערוך ולהגיב על הקובץ המשותף. לאחר שיתוף הקובץ, כל שינוי שיבצע יבוא לידי ביטוי בקובץ.

לסיכום, יצירת קובץ אקסל משותף ב-SharePoint היא תהליך פשוט ופשוט. בעזרת מדריך זה, תוכל ליצור בקלות קובץ אקסל משותף לשיתוף ולשתף פעולה עם עמיתיך. זה מאפשר לך לעקוב אחר כל המידע החשוב במקום אחד, מה שהופך את שיתוף הפעולה ליעיל ופרודוקטיבי יותר. בכמה לחיצות וכמה דקות מזמנך, תוכל ליצור במהירות קובץ Excel משותף ב-SharePoint.